Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ công ty Offshore đúng quy định pháp luật 2025

1. Lưu trữ hồ sơ công ty offshore là gì?

1.1 Công ty Offshore là gì?

Công ty Offshore là doanh nghiệp được đăng ký thành lập tại một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ khác với nơi công ty thực tế hoạt động kinh doanh.

Đặc điểm chính của công ty Offshore là:

• Không phát sinh hoạt động kinh doanh nội địa tại quốc gia thành lập
• Không có văn phòng làm việc
• Không có nhân viên hay doanh thu trong khu vực đó

Thay vào đó, công ty tập trung vào các hoạt động kinh doanh quốc tế, đầu tư, bảo quản tài sản hoặc tối ưu hóa thuế.

Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn, có thể tham khảo thêm bài viết “Công ty Offshore là gì?” để có cái nhìn chi tiết hơn.

Bài viết này tập trung vào việc lưu trữ hồ sơ đúng cách cho các quốc gia phổ biến Offshore, bao gồm BVI, Belize và Seychelles.

1.2 Lưu trữ hồ sơ công ty Offshore?

Lưu trữ hồ sơ công ty Offshore đúng cách là việc bảo quản và tổ chức hệ thống tất cả các tài liệu, chứng từ liên quan đến các hoạt động tài chính, giao dịch và kinh doanh của công ty một cách có hệ thống và đầy đủ và đúng quy định của quốc gia bạn thành lập công ty.

Bên cạnh đó, công ty của bạn phải bảo quản các chứng từ gốc để làm bằng chứng xác thực thông tin tài chính như:

• Hóa đơn
• Biên nhận
• Sao kê ngân hàng 
• Các tài liệu liên quan đến mua bán để làm bằng chứng xác thực thông tin tài chính

Đối với những công ty Offshore áp dụng các loại thuế như GST (thuế hàng hóa và dịch vụ), việc lưu giữ thêm các loại chứng từ liên quan đến thuế như hóa đơn thuế và hồ sơ mua bán hàng hóa kinh doanh là bắt buộc để đảm bảo đầy đủ báo cáo thuế theo quy định.

2. Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ công ty Offshore

Vậy tại sao bạn cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lưu trữ hồ sơ công ty Offshore?

Việc lưu trữ hồ sơ công ty Offshore chính là quá trình bạn tổ chức, quản lý và bảo quản toàn bộ tài liệu, chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh, tài chính, hợp đồng, báo cáo tài chính và các quyết định quản trị của công ty.

• Giúp đảm bảo hoạt động của công ty bạn luôn hợp pháp, tránh rủi ro không mong muốn
• Hồ sơ đầy đủ thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát từ cơ quan thuế, pháp luật và đối tác kinh doanh

3. Quy định chung về lưu trữ hồ sơ công ty Offshore

Các công ty Offshore cần đặc biệt nắm vững và tuân thủ các quy định liên quan đến nơi lưu trữ, phương thức bảo quản, thời gian lưu giữ hồ sơ để đảm bảo duy trì sự ổn định bền vững trong hoạt động kinh doanh.

3.1 Phương pháp phân loại và lưu trữ hồ sơ công ty Offshore

Để quản lý hồ sơ và tài liệu một cách hiệu quả, việc lựa chọn phương pháp phân loại và lưu trữ phù hợp là điều vô cùng quan trọng. 

Một hệ thống lưu trữ khoa học không chỉ giúp bạn dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết mà còn nâng cao tính tổ chức, giảm thiểu rủi ro mất mát hay sai sót trong quản lý hồ sơ.

Dưới đây là một số phương án phổ biến và hiệu quả giúp bạn xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu phù hợp với đặc thù hoạt động cho doanh nghiệp của bạn:

Phương án phân loại và lưu trữ	Chi tiết cách thực hiện	Lợi ích và ứng dụng mang lại
Phân loại theo thứ tự chữ cái	Sắp xếp tài liệu theo bảng chữ cái (A, B, C, D, E…), giúp việc tìm kiếm nhanh chóng và dễ dàng phát hiện hồ sơ còn thiếu.	Phù hợp với các tài liệu, hồ sơ có tên danh mục rõ ràng như hợp đồng, tên khách hàng, nhà cung cấp.
Phân loại theo thứ tự thời gian	Lưu trữ tài liệu theo ngày, tháng, năm (ví dụ: tháng 01/2025, tháng 02/2025), giúp theo dõi lịch sử hoạt động tài chính hoặc dự án.	Thích hợp với báo cáo tài chính, biên lai, hợp đồng có thời hạn và các sự kiện được sắp xếp theo thời gian.
Phân loại theo loại tài liệu	Tạo các thư mục riêng biệt cho từng loại hồ sơ như hồ sơ tài chính, vận hành, pháp lý, thuế.	Giúp quản lý chuyên sâu từng chức năng, thuận tiện cho việc kiểm tra, báo cáo và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Phân loại theo dự án hoặc bộ phận	Lưu trữ tài liệu dựa theo từng dự án hoặc bộ phận trong công ty (ví dụ: dự án A, dự án B; bộ phận Marketing, Kế toán).	Dễ dàng theo dõi tiến trình công việc và xác định trách nhiệm quản lý của từng nhóm hồ sơ liên quan.
Phân loại theo mức độ ưu tiên hoặc tình trạng xử lý	Chia hồ sơ thành các nhóm như cần xử lý, đã xử lý, lưu trữ lâu dài.	Hỗ trợ sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và quản lý vòng đời hồ sơ khoa học, hiệu quả.

 

3.2 Thời gian lưu trữ hồ sơ

3.3 Phương thức lưu trữ hồ sơ hiện đại dành cho công ty Offshore

4. Những loại hồ sơ cần lưu trữ của công ty Offshore

Công ty Offshore thường phải lưu giữ đầy đủ các hồ sơ này tối thiểu 5 năm kể từ năm tài chính phát sinh để đáp ứng yêu cầu từ các cơ quan quản lý và để dễ dàng thực hiện báo cáo tài chính, kế toán thuế hàng năm.

Các loại hồ sơ cần lưu trữ của công ty Offshore bao gồm:

5. Hệ quả pháp lý khi vi phạm quy định lưu trữ hồ sơ công ty Offshore

Việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ đúng cách là điều bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tuy nhiên không ít công ty Offshore chưa thực hiện đúng nghĩa vụ này. 

Hồ sơ doanh nghiệp của bạn có thể bị coi là không hợp lệ trong các trường hợp sau:

• Không thường xuyên cập nhật và duy trì tài liệu kế toán cùng các giấy tờ liên quan
• Không lưu giữ hồ sơ kế toán trong thời gian tối thiểu 5 năm theo quy định pháp luật
• Hồ sơ kế toán được bảo quản lộn xộn, thiếu tổ chức hoặc không đúng phương pháp lưu trữ

Hình phạt tài chính khi vi phạm quy định lưu trữ hồ sơ công ty Offshore:

Khi công ty không lưu trữ hồ sơ đúng quy định hoặc không cung cấp kịp thời khi được yêu cầu, doanh nghiệp và cá nhân chịu trách nhiệm có thể bị xử phạt nghiêm khắc theo pháp luật của quốc gia có thẩm quyền. 

Ví dụ, bạn thành lập công ty offshore tại BVI nhưng không lưu trữ hồ sơ giám đốc, chủ sở hữu và nghị quyết công ty đúng nơi quy định, bạn sẽ chịu hình phạt 

• Không ghi nhận đúng thông tin trong sổ đăng ký cổ đông có chứa thông tin theo yêu cầu của Đạo luật, công ty đó sẽ phạm tội và khi bị kết án 1.000 đô la Mỹ
• Không lưu giữ sổ đăng ký thông tin đúng nơi quy định sẽ bị phạt 5.000 đô la Mỹ hoặc
• Không lưu giữ bản sao sổ đăng ký cổ đông tại địa chỉ công ty offshore sẽ bị phạt 10.000 đô la Mỹ

6. Bạn đã sẵn sàng lưu trữ hồ sơ công ty Offshore đúng cách và đảm bảo tuân thủ pháp luật cùng ExportHelp chưa?

Lưu trữ hồ sơ công ty Offshore không chỉ là nghĩa vụ pháp lý quan trọng, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp bạn vận hành minh bạch, kiểm soát rủi ro và sẵn sàng với các cuộc kiểm tra từ cơ quan quản lý tại nhiều khu vực pháp lý khác nhau bất cứ lúc nào.

ExportHelp là chuyên gia hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh quốc tế, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, startup nước ngoài, công ty Offshore giúp bạn đơn giản hóa mọi quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý.

ExportHelp giúp bạn giải quyết vấn đề lưu trữ hồ sơ công ty Offshore đúng cách bằng cách:

• Xác định đầy đủ các loại hồ sơ cần lưu giữ cho công ty Offshore
• Thiết lập thời gian lưu trữ hợp lý và tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật
• Chuyển đổi hồ sơ thành dạng điện tử và lưu trữ an toàn, tiện lợi 
• Lưu trữ hồ sơ vật lý bản copy đúng cách tại văn phòng công ty offshore
• Đánh giá và cải thiện hệ thống lưu trữ hồ sơ hiện hành 
• Tư vấn các biện pháp bảo mật phù hợp nhằm bảo vệ thông tin nhạy cảm của hồ sơ công ty

Liên hệ chuyên gia ExportHelp để được tư vấn xây dựng hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp, hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn.

7. Những câu hỏi thường gặp về lưu trữ hồ sơ công ty Offshore?

Bạn đang tìm mô hình công ty linh hoạt, bảo mật cao và tối ưu thuế để phát triển toàn cầu? ExportHelp chính là đối tác đáng tin cậy mà bạn cần.

ExportHelp – chuyên gia tư vấn quốc tế giàu kinh nghiệm, tự hào đồng hành cùng các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, mở công ty tại các quốc gia như BVI, Belize, Seychelle một cách nhanh chóng, đúng luật và bảo mật:

• Đăng ký công ty offshore chỉ trong 3–7 ngày làm việc
• Hỗ trợ chọn quốc gia phù hợp với mô hình kinh doanh và mục tiêu thuế
• Hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng quốc tế uy tín
• Hỗ trợ pháp lý, khai thuế và tuân thủ theo từng khu vực
• Bảo mật thông tin, hỗ trợ liên tục để doanh nghiệp yên tâm hoạt động
• Hỗ trợ độc quyền dành cho Doanh nghiệp yên tâm phát triển bền vững

ExportHelp tự hào giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc để phát triển bền vững tại thị trường quốc tế chuyên nghiệp, đúng luật, minh bạch.

500

doanh nghiệp được mở

95%

hồ sơ hoàn thành trong 24 - 48 giờ

40

ngân hàng quốc tế được hợp tác