Cách thành lập văn phòng đại diện tại Hồng Kông 2025 (Hướng dẫn từng bước)

Văn phòng đại diện (Representative Office) đóng vai trò như một văn phòng liên lạc của công ty mẹ tại nước ngoài. RO được phép thực hiện một số hoạt động không sinh lợi nhuận như:

• Thuê nhân sự địa phương.
• Nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin để đánh giá cơ hội kinh doanh.
• Điều phối các hoạt động hỗ trợ thay mặt cho công ty mẹ.

Tuy nhiên, văn phòng đại diện (Representative Office) không được phép:

• Ký kết hợp đồng kinh doanh.
• Thực hiện các hoạt động tạo doanh thu hay lợi nhuận.
• Thay mặt công ty mẹ thực hiện nghĩa vụ pháp lý mang tính thương mại.
• Phát sinh công nợ hay nghĩa vụ tài chính.

Dù vậy, văn phòng đại diện (Representative Office) vẫn có thể ký hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng dịch vụ điện nước hoặc tuyển dụng nhân sự phục vụ cho hoạt động thường ngày.

Văn phòng đại diện (Representative Office) không có tư cách pháp nhân độc lập và cũng không có vốn pháp định, do đó không có yêu cầu về vốn tối thiểu khi đăng ký thành lập.

Chỉ các công ty thành lập tại nước ngoài (bên ngoài Hồng Kông) mới được phép đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Hồng Kông. Các công ty thành lập tại Hồng Kông không được mở văn phòng đại diện. 

Tên của văn phòng đại diện (Representative Office) phải trùng với tên của công ty mẹ ở nước ngoài. Trong trường hợp tên này đã tồn tại tại Hồng Kông, văn phòng đại diện có thể chọn một tên khác để đăng ký.

Do không được phép hoạt động sinh lợi, văn phòng đại diện có thể:

• Nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm.
• Gửi yêu cầu miễn nghĩa vụ nộp tờ khai thuế cho Cục Thuế Hồng Kông (Inland Revenue Department).

Hồng Kông nằm sát biên giới Trung Quốc, có hệ thống hạ tầng thương mại – logistics phát triển và liên kết quốc tế mạnh mẽ. Sở hữu văn phòng đại diện tại đây giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận thị trường tỷ dân, mở rộng mạng lưới đối tác khu vực và nắm bắt xu hướng tiêu dùng tại châu Á – Thái Bình Dương.

Hệ thống luật pháp tại Hồng Kông dựa trên luật Anh, rõ ràng và thân thiện với doanh nghiệp quốc tế. Văn phòng đại diện có thể hoạt động hợp pháp mà: 

• Không cần vốn điều lệ.
• Không bị đánh thuế doanh nghiệp vì không thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi.

Đây là mô hình phù hợp cho các doanh nghiệp đang trong giai đoạn thăm dò thị trường, chưa cần đầu tư quy mô lớn.

So với việc thành lập công ty con hay chi nhánh, văn phòng đại diện giúp tiết kiệm đáng kể chi phí và giảm bớt yêu cầu tuân thủ pháp lý. Doanh nghiệp có thể:

• Thuê địa chỉ văn phòng chia sẻ với chi phí hợp lý.
• Không bắt buộc mở tài khoản ngân hàng.
• Tuyển dụng nhân sự địa phương phục vụ cho mục đích khảo sát, truyền thông, chăm sóc khách hàng.

Việc này giúp tối ưu nguồn lực mà vẫn tạo được hiện diện chính thức tại thị trường quốc tế.

Văn phòng đại diện cho phép thực hiện các hoạt động như:

• Thu thập và phân tích thông tin thị trường.
• Giao tiếp, duy trì quan hệ với khách hàng tiềm năng.
• Tổ chức sự kiện, hội thảo giới thiệu doanh nghiệp.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng quan hệ và đánh giá thị trường trước khi đưa ra quyết định đầu tư lớn.

Việc có mặt tại Hồng Kông giúp doanh nghiệp Việt thể hiện tính chuyên nghiệp, tạo niềm tin với đối tác quốc tế và nâng cao khả năng đàm phán. Văn phòng đại diện còn có thể thay mặt công ty mẹ hỗ trợ ký kết hợp đồng (không bao gồm hoạt động giao dịch thương mại), nâng cao hiệu quả làm việc với nhà cung cấp và khách hàng tại khu vực.

Mở văn phòng đại diện tại Hồng Kông là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường quốc tế mà không cần đầu tư lớn hay chịu gánh nặng tuân thủ thuế. Đây là lựa chọn chiến lược, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm chỗ đứng tại châu Á.

Văn phòng đại diện phải gia hạn Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Business Registration Certificate) mỗi năm. Nếu quá hạn, bạn có thể bị phạt hành chính.

Nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến: Tên văn phòng, Địa chỉ đăng ký, Người đại diện văn phòng tại Hồng Kông, v.v. thì bạn phải thông báo với Companies Registry kịp thời để tránh vi phạm.

Ngoài ra, bạn cần đảm bảo tên văn phòng được hiển thị rõ tại địa chỉ đăng ký và trên các tài liệu giao dịch chính thức như: tiêu đề thư, danh thiếp, bảng hiệu, v.v.

Văn phòng đại diện tại Hồng Kông không có chức năng thương mại. Nghĩa là:

• Không được ký hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có thu phí.
• Không phát sinh doanh thu tại Hồng Kông.
• Không được xuất hóa đơn dưới tên văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện chỉ nên được sử dụng để giao tiếp, nghiên cứu thị trường, hỗ trợ công ty mẹ tìm kiếm cơ hội hợp tác tại Hồng Kông.

Văn phòng đại diện cần duy trì địa chỉ hoạt động rõ ràng tại Hồng Kông, có thể là:

• Văn phòng vật lý tại Hồng Kông
• Văn phòng dịch vụ hợp pháp và được chấp nhận

Cơ quan quản lý tại Hồng Kông có thể yêu cầu xác minh địa chỉ này bất kỳ lúc nào. Việc sử dụng địa chỉ văn phòng Hồng Kông không hợp pháp có thể dẫn đến việc thu hồi tư cách văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện được phép thuê nhân sự làm việc tại Hồng Kông, ví dụ:

• Nhân viên hành chính
• Nhân viên hỗ trợ đối tác
• Nhân viên nghiên cứu thị trường

Tuy nhiên, mọi hoạt động tuyển dụng và ký hợp đồng lao động phải tuân theo luật lao động Hồng Kông, bao gồm:

• Đăng ký mã số thuế lao động
• Ký hợp đồng đúng quy định
• Đóng bảo hiểm xã hội theo yêu cầu (nếu có)

Mặc dù không hoạt động kinh doanh, văn phòng đại diện vẫn cần:

• Duy trì hồ sơ nội bộ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ thuê văn phòng, quyết định bổ nhiệm đại diện, v.v.
• Thông báo với Cơ quan đăng ký doanh nghiệp Hồng Kông nếu có thay đổi thông tin: địa chỉ văn phòng, người đại diện, tên công ty mẹ, v.v.