Thư ký công ty Singapore là gì? Dịch vụ thư ký công ty Singapore đúng luật năm 2025 (Hướng dẫn từng bước)

1. Thư ký công ty Singapore là gì? 

Thư ký công ty Singapore (Singapore Company Secretary) là một vị trí pháp lý bắt buộc đối với mọi công ty được đăng ký tại Singapore, theo quy định của  Luật Công ty Singapore.

Người giữ vai trò thư ký công ty có trách nhiệm đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý, hành chính và báo cáo định kỳ với Cơ quan quản lý doanh nghiệp và kế toán Singapore (ACRA).

Vai trò của thư ký công ty Singapore gồm:

• Chuẩn bị và nộp báo cáo thường niên (Annual Return) đúng hạn 
• Ghi chép biên bản các cuộc họp cổ đông, họp hội đồng 
• Cập nhật thay đổi thông tin công ty với ACRA (địa chỉ, giám đốc, cổ đông…) Quản
• lý sổ đăng ký cổ đông, sổ giám đốc, hồ sơ pháp lý 
• Hỗ trợ tổ chức Đại hội cổ đông thường niên (AGM) 
• Tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật liên quan

2. Những rủi ro bạn phải đối mặt khi không có thư ký công ty Singapore 

Nhiều doanh nghiệp mới thành lập công ty tại Singapore thường xem nhẹ vai trò của thư ký công ty Singapore trong năm đầu hoạt động. Nhưng thực tế, việc không bổ nhiệm thư ký hợp pháp trong vòng 6 tháng kể từ ngày thành lập có thể khiến bạn gặp nhiều rắc rối nghiêm trọng:

• Bị ACRA xử phạt: ACRA quy định rõ công ty không được để trống vị trí thư ký quá 6 tháng. Nếu vi phạm, bạn có thể bị phạt hành chính tới 1.000 SGD
• Không thể nộp hồ sơ đúng hạn: Thiếu thư ký đồng nghĩa với việc các thủ tục quan trọng như Annual Return, thông báo thay đổi công ty sẽ bị chậm trễ → ảnh hưởng đến uy tín pháp lý và điểm tín nhiệm doanh nghiệp
• Gặp khó khăn khi mở tài khoản ngân hàng: Nhiều ngân hàng yêu cầu chứng minh công ty đang hoạt động hợp pháp và có đủ bộ máy quản lý. Thiếu thư ký là một điểm trừ lớn trong quy trình KYC
• Khó hợp tác với đối tác quốc tế: Các công ty, nhà đầu tư nước ngoài thường tra cứu thông tin công ty bạn trên hệ thống ACRA. Nếu hồ sơ thiếu minh bạch hoặc bị đánh dấu vi phạm, họ có thể từ chối hợp tác 
• Đừng để doanh nghiệp bạn gặp rủi ro chỉ vì thiếu một vị trí pháp lý quan trọng. Exporthelp giúp bạn bổ nhiệm thư ký công ty Singapore đúng luật – nhanh chóng, đáng tin, rõ ràng chi phí.

3. Yêu cầu pháp lý về thư ký công ty Singapore 

Tại Singapore, vai trò thư ký công ty là một vị trí bắt buộc theo quy định của Cơ quan quản lý doanh nghiệp và kế toán (ACRA). Theo Luật Doanh nghiệp Singapore, mọi công ty thành lập tại quốc đảo này phải bổ nhiệm ít nhất một thư ký công ty trong vòng 6 tháng kể từ ngày đăng ký thành lập. Chức danh này không được để trống và cần đáp ứng một số điều kiện nhất định về pháp lý và chuyên môn.

Các điều kiện cơ bản dành cho thư ký công ty Singapore

Một thư ký công ty hợp lệ tại Singapore cần thỏa mãn các tiêu chí sau:

• Cư trú tại Singapore: Có thể là công dân Singapore, thường trú nhân, hoặc người nước ngoài đang sở hữu Giấy phép làm việc hợp lệ (Employment Pass).
• Không được đồng thời là Giám đốc duy nhất nếu công ty chỉ có một giám đốc.
• Am hiểu luật doanh nghiệp Singapore, có kinh nghiệm về hành chính và quản trị doanh nghiệp.

Thông thường, các doanh nghiệp lựa chọn thuê dịch vụ thư ký công ty chuyên nghiệp từ các đơn vị cung cấp dịch vụ doanh nghiệp được ACRA công nhận. Điều này giúp đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đồng thời tối ưu thời gian và nguồn lực vận hành.

Yêu cầu bổ sung đối với thư ký công ty đại chúng tại Singapore

Đối với các công ty đại chúng, luật pháp Singapore quy định nghiêm ngặt hơn về tiêu chuẩn thư ký công ty. Người được bổ nhiệm phải đáp ứng ít nhất một trong các tiêu chuẩn chuyên môn sau:

• Có tối thiểu 3 năm trong 5 năm gần nhất giữ vai trò thư ký công ty.
• Có chứng chỉ hành nghề theo Đạo luật Nghề Luật (Legal Profession Act).
• Là kế toán viên công được công nhận theo Đạo luật Kế toán (Accountants Act); Là thành viên của Viện Kế toán Công chứng Singapore.
• Là thành viên của Viện thư ký và Quản trị viên Công chứng Singapore.
• Thuộc Hiệp hội Kế toán Quốc tế (chi nhánh Singapore).
• Là thành viên của Viện Kế toán Công ty Singapore. 

Những yêu cầu này được thiết kế nhằm đảm bảo công ty đại chúng được quản lý minh bạch, chuyên nghiệp, tuân thủ nghiêm ngặt luật pháp hiện hành.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ thuê thư ký công ty tại Singapore đúng pháp lý, minh bạch chi phí và có thể giao tiếp song ngữ (Anh – Việt), ExportHelp là lựa chọn đáng để bạn cân nhắc. Đội ngũ chuyên gia tại ExportHelp sẽ tư vấn lựa chọn mô hình phù hợp, hỗ trợ toàn diện thủ tục và đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn vận hành theo đúng chuẩn mực của ACRA.

4. Doanh nghiệp nên thuê hay tự làm thư ký công ty Singapore?

Đây là câu hỏi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp mới thành lập tại Singapore hay thắc mắc. Về mặt pháp lý, mỗi công ty Singapore đều bắt buộc phải có một thư ký công ty trong vòng 6 tháng kể từ ngày thành lập, theo quy định của ACRA.

Tuy nhiên, bạn không thể tự dùng pháp nhân công ty mình để đảm nhiệm vai trò này. Luật Singapore quy định chỉ cá nhân đạt điều kiện mới được phép giữ chức danh thư ký công ty Singapore.

Tips

Exporthelp khuyên rằng, nếu bạn là doanh nghiệp mới – đặc biệt là doanh nghiệp nước ngoài, việc thuê dịch vụ thư ký công ty Singapore là lựa chọn phù hợp hơn cả. Lý do vì:

• Đảm bảo tuân thủ đúng quy định ACRA, tránh rủi ro bị phạt hoặc đình chỉ hoạt động
• Được tư vấn cá nhân hoá khi có thay đổi về cổ đông, giám đốc, vốn điều lệ, v.v.
• Quản lý hồ sơ, báo cáo, deadline quan trọng, bạn không cần tự theo dõi
• Tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc tuyển thư ký nội bộ riêng – vốn vừa tốn kém, vừa khó kiểm soát quy trình pháp lý

5. Cách lựa chọn dịch vụ thư ký công ty uy tín tại Singapore

Việc lựa chọn đúng dịch vụ thư ký công ty tại Singapore giúp bạn duy trì sự tuân thủ, tránh phạt từ ACRA và vận hành doanh nghiệp trơn tru ngay từ đầu.

Nhưng giữa hàng chục lựa chọn trên thị trường, làm sao để phân biệt đâu là bên đáng tin?

Exporthelp chia sẻ cách nhận diện một dịch vụ thư ký chuyên nghiệp, đầy đủ pháp lý, phù hợp cho doanh nghiệp Việt kinh doanh quốc tế:

6. Quy trình, thủ tục bổ nhiệm thư ký công ty Singapore

Việc bổ nhiệm thư ký công ty Singapore là thủ tục bắt buộc theo luật Doanh nghiệp Singapore. Bạn cần thực hiện đúng quy trình để đảm bảo công ty vận hành hợp pháp, tránh bị ACRA xử phạt. Exporthelp hỗ trợ bạn thực hiện nhanh gọn, không rườm rà, đầy đủ pháp lý.

Thời điểm cần bổ nhiệm thư ký công ty Singapore:

• Trong vòng 6 tháng kể từ ngày thành lập công ty.
• Nếu thư ký cũ nghỉ việc hoặc thay đổi, bạn phải bổ nhiệm người mới trong thời hạn tương tự.

Dưới đây là 5 bước chuẩn giúp bạn bổ nhiệm thư ký công ty Singapore một cách đầy đủ và đúng luật:

7. Bạn đã sẵn sàng sử dụng dịch vụ thư ký công ty Singapore tại Exporthelp?

Thư ký công ty Singapore là yếu tố bắt buộc và thiết yếu để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, hoạt động hiệu quả và duy trì uy tín trên thị trường quốc tế. 

Là chuyên gia hỗ trợ kinh doanh quốc tế, ExportHelp đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trong việc mở rộng và duy trì hoạt động công ty tại Singapore một cách minh bạch, đúng luật và tiết kiệm. 

ExportHelp giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về thư ký công ty Singapore bằng cách:

• Cung cấp thư ký công ty được chứng nhận bởi ACRA – đảm bảo tuân thủ pháp lý tuyệt đối tại Singapore
• Soạn và nộp hồ sơ pháp lý định kỳ – tránh bị phạt, bảo vệ danh tiếng công ty
• Quản lý và cập nhật thông tin công ty với ACRA – giúp doanh nghiệp luôn đúng chuẩn và sẵn sàng cho kiểm tra 
• Tư vấn thay đổi cấu trúc công ty, chuyển đổi thư ký – linh hoạt theo từng giai đoạn phát triển doanh nghiệp
• Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và thông báo cho Doanh nghiệp khi có kết quả.

Hãy để ExportHelp trở thành đối tác đáng tin cậy trong hành trình quốc tế hóa của bạn.

Liên hệ với ExportHelp qua email Địa chỉ email này đang được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. Bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. để được tư vấn chi tiết, rõ ràng. 

8. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về thư ký công ty Singapore 

1. Tôi có bắt buộc phải có thư ký công ty ngay sau khi thành lập công ty Singapore hay không? 

Có, doanh nghiệp phải bổ nhiệm thư ký công ty trong vòng 6 tháng kể từ ngày thành lập. Nếu không, chủ doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với mức phạt lên tới 1.000 SGD. 

2. Bao lâu công ty Singapore cần tổ chức AGM? 

Doanh nghiệp phải tổ chức Đại hội cổ đông thường niên (AGM) ít nhất một lần trong mỗi năm tài chính, và không quá 15 tháng kể từ AGM trước đó. 

3. Có thể thay đổi thư ký công ty Singapore không? Quy trình thế nào? 

Có, doanh nghiệp có thể thay đổi thư ký công ty Singapore. Quy trình bao gồm các bước như: Giải quyết vấn đề (nếu có) với thư ký hiện tại, bãi nhiệm thư ký cũ, và bổ nhiệm thư ký mới. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thông báo lên ACRA.

4. Tôi có thể chuyển đổi thư ký công ty Singapore không?

Hoàn toàn có thể. ExportHelp hỗ trợ quy trình thay đổi thư ký công ty Singapore nhanh chóng, không ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp.

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp mở công ty tại Singapore nhanh chóng, hợp pháp và tối ưu chi phí? ExportHelp chính là đối tác đáng tin cậy mà bạn cần.

ExportHelp, tự hào chuyên gia tư vấn đáng tin cậy cung cấp giải pháp kinh doanh quốc tế hiệu quả cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, sẽ hỗ trợ bạn:

• Đăng ký thành lập công ty Singapore chỉ trong 1–3 ngày làm việc
• Hỗ trợ địa chỉ công ty uy tín, xác thực tại Singapore
• Hỗ trợ tuyển dụng thư ký kinh nghiệm, giám đốc chỉ định uy tín
• Đăng ký giấy phép làm việc phù hợp với hoạt động công ty
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp & cổng thanh toán quốc tế trọn gói, hiệu quả
• Tư vấn thuế, báo cáo kế toán, và tư vấn tuân thủ pháp lý đúng luật, chính xác
• Hỗ trợ mở rộng kinh doanh toàn cầu sau khi thành lập

ExportHelp tự hào giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc để phát triển bền vững tại thị trường quốc tế chuyên nghiệp, đúng luật, minh bạch.

500

doanh nghiệp được mở

95%

hồ sơ hoàn thành trong 24 - 48 giờ

40

ngân hàng quốc tế được hợp tác