Hướng dẫn đầy đủ về giấy chứng nhận cổ phần công ty Singapore 2025

Giấy chứng nhận cổ phần (Share Certificate) là tài liệu pháp lý bắt buộc chứng minh bạn đang sở hữu cổ phần trong một công ty Singapore.

Đây là văn bản xác nhận rõ:

• Ai là cổ đông của công ty
• Số lượng và loại cổ phần đang sở hữu
• Quyền và nghĩa vụ đi kèm với phần vốn góp

Nếu bạn hoặc doanh nghiệp bạn đang góp vốn vào một công ty tại Singapore, giấy chứng nhận cổ phần là bằng chứng sở hữu không thể thiếu.

Không chỉ là một văn bản “cho có”, chứng chỉ cổ phần:

• Là bằng chứng pháp lý về quyền sở hữu hợp pháp trong công ty
• Là cơ sở để bạn thực hiện các quyền như biểu quyết, chia cổ tức hoặc chuyển nhượng cổ phần
• Là công cụ kiểm soát cấu trúc sở hữu, tránh tranh chấp sau này

Nhiều công ty bỏ qua bước này, đến lúc chuyển nhượng mới “vỡ lẽ” không có giấy tờ rõ ràng để chứng minh quyền sở hữu. Bạn không nên mắc lỗi này.

Tại Singapore, chứng nhận cổ phần chỉ được cấp cho loại hình công ty Private Limited (Pte. Ltd.)

Các công ty đại chúng (niêm yết) sử dụng hệ thống lưu ký điện tử (CDP), không phát hành bản giấy.

Vì vậy, nếu bạn đang hoặc sắp thành lập công ty TNHH tư nhân tại Singapore, bạn bắt buộc cần có Share Certificate để hoàn thiện hồ sơ pháp lý.

Giấy chứng nhận cổ phần công ty Singapore giúp:

• Minh bạch quyền sở hữu trong công ty Singapore ngay từ đầu
• Quản trị doanh nghiệp hiệu quả thông qua việc cập nhật, theo dõi thay đổi cổ đông
• Hạn chế rủi ro pháp lý trong các tình huống chuyển nhượng, đầu tư, giải thể hoặc gọi vốn
• Bạn không cần tự làm mọi thứ. ExportHelp sẽ giúp bạn đăng ký và quản lý Share Certificate nhanh gọn, đúng luật, đầy đủ thông tin, để bạn yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh.

Giấy chứng nhận cổ phần công ty Singapore không đơn giản chỉ là tờ giấy “ghi số cổ phần”. Đây là bằng chứng pháp lý đầy đủ thông tin, giúp bạn – với tư cách cổ đông – nắm rõ quyền sở hữu trong công ty.

Một chứng chỉ cổ phần hợp lệ tại Singapore thường thể hiện:

• Tên công ty
• Mã số công ty (UEN)
• Địa chỉ đăng ký công ty tại Singapore
• Tên và địa chỉ cổ đông
• Số lượng cổ phần
• Loại cổ phần (ví dụ: Ordinary Share, Preference Share)
• Trạng thái thanh toán cổ phần (fully paid hoặc partly paid)
• Ngày phát hành giấy chứng nhận

Thông tin được trình bày rõ ràng, giúp bạn dễ dàng kiểm tra và đối chiếu khi cần chuyển nhượng hoặc gọi vốn.

ExportHelp giúp bạn rà soát đầy đủ các nội dung cần thiết để đảm bảo Share Certificate được phát hành đúng chuẩn quy định tại Singapore.

Từ tháng 3/2017, công ty Singapore không còn bắt buộc phải đóng dấu mộc công ty trên giấy chứng nhận cổ phần.

Thay vào đó, chứng chỉ được xác nhận hợp lệ nếu có:

• Chữ ký của 2 Giám đốc, hoặc
• 1 Giám đốc và 1 Thư ký công ty, hoặc
• 1 Giám đốc và 1 Người được uỷ quyền

Nếu công ty bạn chỉ có 1 Giám đốc, thư ký công ty là người duy nhất có thể đồng ký để chứng nhận hợp lệ.

Thông tin trên Giấy chứng nhận cổ phần công ty Singapore cần khớp hoàn toàn với Sổ đăng ký cổ đông. Nếu có bất kỳ thay đổi nào về cổ phần, loại cổ phần hoặc thông tin cá nhân của cổ đông, bạn cần:

• Cập nhật sổ sách nội bộ
• Phát hành lại giấy chứng nhận mới nếu cần

Bạn không cần lo lắng về thủ tục – ExportHelp sẽ giúp bạn xử lý tất cả, đảm bảo minh bạch và phù hợp quy định của ACRA và Luật Doanh Nghiệp Singapore.

Ngay sau khi hoàn tất thủ tục thành lập, thư ký công ty sẽ phát hành Giấy chứng nhận cổ phần đầu tiên cho các cổ đông ban đầu.

Đây là một phần bắt buộc trong bộ hồ sơ doanh nghiệp. Nếu chưa có chứng chỉ cổ phần, việc bổ nhiệm Giám đốc, phân chia lợi nhuận hoặc gọi vốn sau này sẽ gặp trở ngại.

Bạn có thể yên tâm – ExportHelp luôn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ này ngay từ bước đầu, để bạn không mất thời gian xử lý lại.

Công ty Singapore có thể phát hành cổ phần mới khi cần tăng vốn, mời gọi nhà đầu tư hoặc thay đổi cấu trúc sở hữu.

Lúc này, bạn cần:

• Họp cổ đông hoặc ban Giám đốc (EGM hoặc DRIW)
• Gửi thông báo phát hành tới ACRA
• Phát hành Giấy chứng nhận cổ phần mới cho cổ đông nhận thêm cổ phần

Việc phát hành cổ phần phải thực hiện đúng quy trình và thông báo với cơ quan quản lý. Nếu làm sai hoặc làm chậm, công ty có thể bị xử phạt.

ExportHelp giúp bạn thực hiện đầy đủ – từ soạn nghị quyết, gửi ACRA đến phát hành chứng chỉ – nhanh gọn và đúng hạn.

Nếu bạn chuyển nhượng cổ phần công ty Singapore cho cá nhân khác (trong hoặc ngoài công ty), bạn cần:

• Huỷ Giấy chứng nhận cổ phần cũ
• Phát hành Giấy chứng nhận cổ phần mới cho người nhận cổ phần

Trường hợp chuyển nhượng một phần cổ phần, thư ký công ty Singapore sẽ tách chứng chỉ thành 2 bản:

• Một bản cho người chuyển nhượng (còn giữ cổ phần)
• Một bản cho người nhận mới

Lưu ý: Việc chuyển nhượng cổ phần công ty Singapore phải đóng thuế tem (stamp duty) tại IRAS trong thời hạn nhất định. Nếu quá hạn, sẽ bị phạt theo luật.

ExportHelp hỗ trợ bạn theo dõi và xử lý mọi thủ tục liên quan để tránh rủi ro pháp lý và giúp bạn tập trung vào phần việc quan trọng hơn.

Nếu cổ đông làm mất chứng chỉ cổ phần, công ty Singapore cần:

• Vô hiệu hóa chứng chỉ cũ (bằng Nghị quyết Giám đốc)
• Cấp lại bản mới có ghi rõ thông tin thay thế

Bạn nên thông báo ngay cho thư ký công ty Singapore khi có tình huống này để được xử lý kịp thời.

ExportHelp hỗ trợ phát hành lại giấy chứng nhận công ty Singapore đầy đủ, đúng quy trình, hạn chế tối đa các tranh chấp nội bộ sau này.

Việc cấp Giấy chứng nhận cổ phần không thể trì hoãn tùy ý. Luật Singapore quy định rõ:

Nếu bạn hoặc công ty vi phạm thời hạn, có thể bị:

• Phạt hành chính tới 1.000 SGD
• Ghi nhận vi phạm tại ACRA

Tóm lại, giấy chứng nhận cổ phần công ty Singapore là hồ sơ sống trong doanh nghiệp – cần theo dõi, cập nhật và quản lý đúng cách.

Bạn không cần tự làm – ExportHelp giúp bạn theo dõi từng mốc thời gian và hoàn tất mọi thủ tục đúng luật, tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro.

Trong mọi công ty TNHH tư nhân (Pte. Ltd.) tại Singapore, người có trách nhiệm chính trong việc phát hành và quản lý giấy chứng nhận cổ phần chính là thư ký công ty Singapore (Company Secretary).

Vai trò của thư ký không chỉ là hỗ trợ hành chính. Họ là người:

• Chuẩn bị chứng chỉ cổ phần theo đúng mẫu và quy định pháp lý
• Xác minh thông tin cổ đông, số lượng cổ phần, loại cổ phần
• Cập nhật các thay đổi liên quan đến cổ phần vào Sổ đăng ký cổ đông
• Đảm bảo thời hạn nộp hồ sơ cho ACRA và IRAS luôn được tuân thủ

Nếu công ty chỉ có một Giám đốc, thư ký công ty còn đóng vai trò ký xác nhận Share Certificate, thay cho một thành viên điều hành thứ hai.

Giấy chứng nhận cổ phần công ty Singapore có thể được lưu:

• Bản gốc tại trụ sở công ty hoặc do thư ký công ty giữ
• Bản sao in (giấy) hoặc điện tử lưu trên hệ thống nội bộ

Một số công ty Singapore chọn giao giấy chứng nhận gốc cho chính cổ đông giữ nếu có mối quan hệ uy tín và tin cậy giữa các bên.

Tuy nhiên, để tránh thất lạc, nhiều doanh nghiệp vẫn ưu tiên để thư ký công ty Singapore quản lý tập trung toàn bộ hồ sơ.

Bạn không cần tự quản lý phần này – ExportHelp hỗ trợ bạn lưu trữ an toàn và quản lý khoa học toàn bộ Share Certificate của doanh nghiệp bạn.

Việc phát hành sai, ghi nhầm thông tin hoặc cập nhật trễ hạn đều có thể khiến công ty Singapore bị:

• Phạt tiền hành chính từ ACRA hoặc IRAS
• Tranh chấp cổ phần nội bộ (rất khó giải quyết nếu không có hồ sơ rõ ràng)
• Bị từ chối trong các thương vụ gọi vốn hoặc M&A

Bạn cần một thư ký công ty Singapore hiểu luật, có kinh nghiệm thực tế và phản hồi nhanh chóng – đặc biệt nếu bạn là doanh nghiệp xuất nhập khẩu đang muốn mở rộng tại Singapore.

ExportHelp luôn chỉ định thư ký công ty Singapore chuyên trách, có kinh nghiệm xử lý hồ sơ cổ phần phức tạp, đảm bảo doanh nghiệp bạn vận hành đúng luật, không lo bị trễ hạn hay sai sót pháp lý.

Theo luật Singapore, sau khi cổ phần được phát hành, chứng chỉ phải được cấp trong vòng 30 ngày kể từ ngày thanh toán.

Nếu quá hạn, công ty có thể bị:

• Phạt hành chính từ ACRA
• Mất uy tín khi gọi vốn hoặc làm việc với đối tác quốc tế
• Cổ đông khiếu nại vì không nhận chứng nhận quyền lợi hợp pháp

ExportHelp giúp bạn theo dõi hạn và xử lý đúng tiến độ – bạn không cần nhớ lịch, không lo bị phạt.

Đây là lỗi phổ biến nhất khi:

• Công ty thay đổi cổ đông nhưng không cập nhật vào sổ đăng ký
• Ghi sai họ tên, địa chỉ hoặc số lượng cổ phần trong chứng chỉ
• Thiếu chứng cứ chuyển nhượng (biên bản, hợp đồng)

Lỗi này có thể khiến:

• Tranh chấp cổ phần nội bộ khó giải quyết
• Gây rắc rối khi kiểm toán, khai thuế hoặc xin giấy phép kinh doanh đặc thù
• Không thể chứng minh quyền sở hữu trong giao dịch M&A hoặc đầu tư

ExportHelp giúp bạn kiểm tra chéo mọi hồ sơ, đảm bảo thông tin minh bạch, đúng pháp luật Singapore.

Giấy chứng nhận cổ phần, nếu bị thất lạc, sẽ mất rất nhiều thời gian để xin cấp lại hợp lệ:

• Phải làm đơn cam kết mất
• Cần có xác nhận của cổ đông, Giám đốc và Thư ký công ty
• Trường hợp nghi ngờ gian lận, ACRA có thể yêu cầu điều tra

Giải pháp:

• Lưu trữ song song: bản in & bản điện tử
• Quản lý bởi đơn vị thư ký chuyên nghiệp

ExportHelp hỗ trợ lưu hồ sơ cổ phần trên hệ thống quản lý bảo mật – dễ tìm, dễ kiểm soát, không lo thất lạc.

Một số doanh nghiệp tự phát hành giấy chứng nhận mà không có chữ ký hợp lệ từ Thư ký công ty được ACRA công nhận.

Kết quả:

• Chứng chỉ không có giá trị pháp lý
• Không được chấp nhận trong giao dịch ngân hàng, đầu tư, hoặc kiểm toán

ExportHelp luôn chỉ định Thư ký công ty hợp pháp tại Singapore, đảm bảo mọi chứng chỉ được phát hành đúng chuẩn pháp lý, có hiệu lực đầy đủ.