Hướng dẫn toàn diện về thư ký công ty Hồng Kông cho Doanh nghiệp (2025)

• Đảm bảo công ty luôn hoạt động đúng theo quy định của Companies Ordinance.
• Nộp Báo cáo thường niên (Annual Return - Mẫu NAR1) đúng thời hạn mỗi năm cho Sở Đăng ký Công ty (Companies Registry).
• Duy trì và cập nhật hồ sơ pháp lý bắt buộc (Statutory Records) như sổ đăng ký giám đốc, cổ đông, Sổ đăng ký chủ sở hữu thực tế (SCR), v.v.

• Đại diện công ty làm việc với các cơ quan như Sở Đăng ký Công ty (Companies Registry) và Cục Thuế Hồng Kông (IRD).
• Nhận và xử lý thư từ, thông báo pháp lý từ chính phủ một cách chính xác và kịp thời.
• Theo dõi và cập nhật những thay đổi trong quy định pháp luật, đảm bảo doanh nghiệp bạn không vi phạm.

• Gửi thông báo pháp lý liên quan đến các thay đổi như: bổ nhiệm/miễn nhiệm giám đốc, chuyển đổi cổ đông, thay đổi địa chỉ công ty, v.v.
• Xử lý hồ sơ liên quan đến phân bổ và chuyển nhượng cổ phần công ty Hồng Kông đúng theo quy định.
• Ghi nhận và cập nhật các sửa đổi Điều lệ công ty (Articles of Association) nếu có.

• Chuẩn bị thư mời, tài liệu và tổ chức các cuộc họp như: Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông thường niên (AGM), hay họp bất thường (EGM) công ty Hồng Kông, v.v.
• Lập biên bản và lưu trữ biên bản họp, đảm bảo hợp lệ về mặt pháp lý.
• Tư vấn, hướng dẫn công ty đưa ra các quyết định đúng với điều lệ và pháp luật hiện hành.

• Duy trì và cập nhật Sổ đăng ký Chủ sở hữu Thực tế (Significant Controllers Register) theo yêu cầu từ năm 2018.
• Lưu trữ đầy đủ tài liệu quan trọng như: Giấy chứng nhận thành lập, Giấy phép kinh doanh, Điều lệ công ty, con dấu công ty Hồng Kông, v.v.
• Đảm bảo hồ sơ luôn sẵn sàng để cung cấp khi có yêu cầu từ nhà đầu tư hoặc cơ quan kiểm tra.

Điều kiện pháp lý không thể thiếu khi thành lập công ty

Ngay từ bước đầu tiên trong quá trình đăng ký công ty tại Hồng Kông, bạn phải chỉ định thư ký công ty. Nếu không, hồ sơ thành lập công ty Hồng Kông sẽ không được chấp thuận.

Sau khi thành lập, nếu vị trí thư ký công ty bị bỏ trống, doanh nghiệp có thể đối mặt với:

• Mức phạt lên tới 50.000 HKD từ cơ quan chức năng.
• Nguy cơ bị đình chỉ hoạt động nếu không bổ nhiệm kịp thời.

Việc bổ nhiệm thư ký công ty là yếu tố quyết định tính hợp pháp và uy tín của doanh nghiệp ngay từ những ngày đầu hoạt động.

Hệ thống pháp lý tại Hồng Kông quy định rõ ràng các nghĩa vụ tuân thủ dành cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài. Thư ký công ty là người đảm bảo:

• Hồ sơ pháp lý luôn được cập nhật đầy đủ và đúng hạn.
• Doanh nghiệp không bỏ lỡ nghĩa vụ báo cáo định kỳ, tránh bị xử phạt hành chính.
• Tất cả thay đổi về cơ cấu, cổ phần hay địa chỉ đều được thông báo hợp lệ đến Companies Registry.

Thiếu thư ký công ty Hồng Kông, bạn có thể vi phạm luật mà không hề hay biết, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh về lâu dài.

Thư ký công ty đóng vai trò là đại diện pháp lý của công ty khi làm việc với các cơ quan chức năng như:

• Sở Đăng ký Công ty (Companies Registry)
• Cục Thuế Hồng Kông (Inland Revenue Department - IRD)

Thư ký công ty Hồng Kông chịu trách nhiệm:

• Tiếp nhận thư từ, thông báo chính thức từ chính phủ
• Theo dõi hạn nộp hồ sơ, báo cáo, đảm bảo công ty không bỏ sót nghĩa vụ nào
• Đại diện doanh nghiệp trong các thủ tục hành chính

Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp nước ngoài, hoặc các chủ doanh nghiệp không thường trú tại Hồng Kông, vì giúp họ quản lý doanh nghiệp từ xa một cách hợp pháp và hiệu quả.

Theo quy định tại Hồng Kông, nếu doanh nghiệp chỉ có một giám đốc, người này không được kiêm luôn vị trí thư ký công ty.

Trong trường hợp này, bạn cần:

• Bổ nhiệm một cá nhân cư trú tại Hồng Kông
• Hoặc một công ty có giấy phép TCSP (Trust and Corporate Service Provider License) làm thư ký công ty

Thư ký công ty hợp lệ phải tuân thủ các điều kiện bắt buộc theo Companies Ordinance (Cap.622):

• Nếu là cá nhân: Phải thường trú tại Hồng Kông.
• Nếu là tổ chức: Phải có giấy phép TCSP (Trust or Company Service Provider License) và địa chỉ hoạt động hợp pháp tại Hồng Kông.
• Không được đồng thời là giám đốc duy nhất của chính công ty đó.

Chọn đúng đối tượng hợp lệ ngay từ đầu giúp bạn tránh sai phạm, bảo vệ tính pháp lý của công ty.

Một thư ký công ty Hồng Kông uy tín cần:

• Hiểu rõ Luật Doanh nghiệp Hồng Kông (Companies Ordinance) và quy trình pháp lý liên quan.
• Thành thạo trong việc:
  • Nộp Annual Return đúng hạn
  • Duy trì hồ sơ pháp lý bắt buộc (Statutory Records)
  • Xử lý các thay đổi liên quan đến giám đốc, cổ đông, vốn điều lệ
• Có kinh nghiệm thực tế trong việc làm việc với cơ quan chức năng như:
  • Companies Registry
  • Cục Thuế Hồng Kông (IRD)

Thư ký công ty Hồng Kông là người theo sát các hạn nộp hồ sơ và thay đổi từ chính phủ, do đó cần:

• Chủ động nhắc hạn định kỳ (nộp hồ sơ, gia hạn giấy phép, báo cáo, v.v.).
• Thông báo nhanh chóng các yêu cầu mới từ cơ quan chức năng.
• Có hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu online, giúp bạn dễ dàng tra cứu mọi lúc, mọi nơi.

Tùy vào loại hình và quy mô doanh nghiệp, bạn nên chọn thư ký công ty có dịch vụ phù hợp:

• Startup: Ưu tiên dịch vụ trọn gói (thư ký công ty, địa chỉ đăng ký, thành lập công ty, hồ sơ pháp lý).
• Công ty con nước ngoài: Cần Thư ký có kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp xuyên biên giới, am hiểu cách xử lý các yêu cầu từ công ty mẹ ở nước ngoài.
• Doanh nghiệp cần tối ưu chi phí: Nên chọn giải pháp thuê ngoài thư ký công ty, vừa tiết kiệm chi phí nhân sự, vừa đảm bảo chuyên môn.

Một dịch vụ thư ký công ty Hồng Kông uy tín cần có:

• Bảng giá công khai, không phát sinh chi phí ẩn.
• Hợp đồng dịch vụ rõ ràng, liệt kê đầy đủ phạm vi công việc.
• Cam kết nhắc hạn định kỳ, cập nhật luật mới kịp thời và hỗ trợ chuyên môn xuyên suốt quá trình hoạt động của công ty.