Làm thế nào để lưu trữ hồ sơ công ty Hồng Kông đúng cách?

1. 5 điều quan trọng về hồ sơ công ty Hồng Kông cần lưu ý 

Để hiểu rõ làm thế nào để lưu trữ giấy tờ đúng cách, bạn sẽ cần nắm rõ nền tảng pháp lý từ các bộ luật quan trọng tại Hồng Kông như 

1. Sắc lệnh Thuế Thu Nhập (The Inland Revenue Ordinance (Cap. 112)). 
2. Sắc lệnh Công ty (The Companies Ordinance (Cap. 622)). 
3. Sắc lệnh Giao dịch Điện tử (the Electronic Transactions Ordinance (Cap. 553)). 

Theo các bộ luật này, việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ có yêu cầu rất chi tiết, cụ thể. Để giúp bạn nắm rõ yêu cầu chính, ExportHelp liệt kê 5 điều quan trọng sau: 

• Phải lưu trữ hồ sơ kế toán giải thích rõ ràng các giao dịch và tình hình tài chính của công ty.
• Phải lưu trữ tất cả giấy tờ liên quan tới công ty từ hợp đồng, hóa đơn, giao dịch thanh toán, hồ sơ nhân viên, v.v. 
• Có thể lưu trữ hồ sơ điện tử trên các nền tảng lưu trữ đám mây như OneDrive, Google Drive, DropBox.
• Tất cả các giấy tờ, tài liệu đều có thể truy cập được trên mạng, tại văn phòng.
• Tất cả giấy tờ, tài liệu phải chính xác, phản ánh đúng tài liệu gốc ban đầu. 

2. 5 hồ sơ lưu trữ bắt buộc và 2 lưu ý theo ngành 

Các công ty Hồng Kông cần phải lưu trữ các hồ sơ bắt buộc sau để được công nhận là hoạt động đúng cách: 

• Sổ sách kế toán ghi lại tất cả thu nhập và chi tiêu, hoặc biên lai và thanh toán (Báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán). 
• Chứng từ và tài liệu hỗ trợ cho từng giấy tờ, hồ sơ. 
• Sao kê ngân hàng và phiếu gửi tiền. 
• Hóa đơn và biên lai. 
• Lịch sử thanh toán lương thưởng nhân viên. 

Tùy theo từng ngành, thông tin lưu trữ trên các hồ sơ này sẽ có sự khác biệt. Cụ thể: 

Nếu bạn đang trong ngành kinh doanh hàng hóa, bạn cần các hồ sơ bổ sung cho thấy tất cả hàng hóa đã mua và bán, bao gồm chi tiết về số lượng, giá trị, và danh tính của người mua và người bán. 

Bạn cũng cần báo cáo tồn kho giao dịch vào cuối mỗi kỳ kế toán và hồ sơ của tất cả việc kiểm kê. 

Đối với doanh nghiệp dịch vụ, bạn cần hồ sơ toàn diện về tất cả dịch vụ được cung cấp, với đủ chi tiết để Ủy viên có thể dễ dàng xác minh các mục nhập của bạn. 

Điều này có nghĩa là bạn không thể chỉ viết "dịch vụ tư vấn – 5.000$." Bạn cần chỉ rõ dịch vụ tư vấn nào đã được cung cấp, khi nào, và cho ai. 

3. Chính phủ yêu cầu ngôn ngữ gì khi lưu trữ hồ sơ? 

Tất cả hồ sơ phải được lưu trữ bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung. Không có ngoại lệ.

Bạn không thể duy trì hồ sơ bằng tiếng Nhật, tiếng Pháp, hoặc bất kỳ ngôn ngữ nào khác.

Nếu tài liệu gốc của bạn bằng ngôn ngữ khác, bạn sẽ cần phải dịch chúng. 

Ví dụ, bạn mua hàng từ đối tác pháp và họ xuất hóa đơn bằng tiếng pháp, bạn phải yêu cầu đối tác xuất hoá đơn bằng tiếng anh thì hóa đơn này mới được tính là hợp lệ để lưu trữ. 

4. Nên chọn phương pháp lưu trữ nào: Giấy hay điện tử? 

Công ty Hồng Kông được phép lưu trữ giấy tờ ở định dạng giấy hoặc điện tử online và kết hợp cả 2 phương phức. 

Luật pháp Hồng Kông cho bạn sự linh hoạt để lựa chọn, nhưng có những ưu và nhược điểm của mỗi cách tiếp cận mà bạn cần xem xét. 

5. Cần lưu trữ giấy tờ trong bao lâu ? 

Mọi hồ sơ kinh doanh phải được lưu trữ tối thiểu bảy năm kể từ ngày giao dịch thực tế diễn ra – không phải từ ngày tạo hồ sơ. 

Ví dụ: Nếu bạn phát hành hóa đơn vào ngày 1 tháng 1 năm 2018, thì bạn phải lưu giữ hóa đơn đó ít nhất đến ngày 1 tháng 1 năm 2025. 

Quy định này vẫn áp dụng ngay cả khi doanh nghiệp đã ngừng hoạt động. Nếu bạn đóng cửa doanh nghiệp vào ngày mai, bạn vẫn phải duy trì toàn bộ hồ sơ trong vòng bảy năm kể từ giao dịch cuối cùng. 

Nhiều chủ doanh nghiệp không nắm rõ yêu cầu này và vô tình hủy hoặc bỏ hồ sơ quá sớm, dẫn đến rủi ro pháp lý và thuế nếu bị kiểm tra sau này. 

Ví dụ từ 1 khách hàng của ExportHelp, 

Một phòng khám nha khoa phát hành hóa đơn điều trị cho khách hàng vào tháng 6 năm 2019. 

Dù phòng khám ngừng hoạt động vào năm 2022, họ vẫn phải giữ hồ sơ kế toán và hóa đơn này đến ít nhất tháng 6 năm 2026 – để đảm bảo tuân thủ quy định và có thể cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu. 

6. Hình phạt cho việc không tuân thủ

IRD : Record Keeping 

Việc lưu trữ hồ sơ không chỉ là thủ tục hành chính – mà là nghĩa vụ pháp lý. Khi vi phạm, doanh nghiệp và giám đốc có thể phải đối mặt với nhiều hình phạt nghiêm trọng sau: 

7. Bạn đã sẵn sàng lưu trữ hồ sơ và giữ cho công ty Hồng Kông tuân thủ luật đúng cách? 

Việc lưu trữ hồ sơ đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật Hồng Kông, mà còn tạo nền tảng cho hoạt động quản trị minh bạch và chuyên nghiệp. 

Từ biên bản họp, sổ đăng ký cổ đông đến báo cáo tài chính – mỗi loại hồ sơ đều đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý và tài chính. 

Tuy nhiên, quy định tại Hồng Kông có thể thay đổi và yêu cầu khắt khe hơn theo từng giai đoạn. 

Để bắt đầu, bạn có thể tạo danh sách kiểm tra (checklist) những loại hồ sơ cần lưu trữ và đảm bảo bạn đã có bản mềm hoặc bản in đầy đủ.

Nếu chưa chắc chắn, bạn hãy liên hệ với chuyên gia để được tư vấn cụ thể. 

1 đơn vị hỗ trợ chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp chủ động cập nhật quy định, áp dụng hệ thống lưu trữ hiệu quả và nếu cần, nên nhờ đến sự hỗ trợ từ chuyên gia. 

ExportHelp sẽ hỗ trợ bạn: 

• Tư vấn cách phân loại và tổ chức hồ sơ theo đúng chuẩn của Hồng Kông.
• Cung cấp biểu mẫu và checklist các tài liệu cần lưu. 
• Sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử chuẩn quốc tế (Google Drive, Dropbox Business, OneDrive...).
• Thiết lập phân quyền truy cập theo vai trò, đảm bảo bảo mật nội bộ. 
• Nhắc nhở và hỗ trợ cập nhật các hồ sơ bắt buộc hàng năm (AGM, Annual Return, thay đổi cổ đông, giám đốc...). 
• Lưu trữ biên bản họp và các tài liệu điều hàn. 
• Phối hợp cùng kế toán viên lưu các báo cáo tài chính, hóa đơn, chứng từ, sao kê ngân hàng v.v.
• Đảm bảo tuân thủ quy định lưu trữ ít nhất 7 năm của cơ quan thuế Hồng Kông (IRD).

8. Câu hỏi thường gặp về lưu giữ hồ sơ cho công ty tại Hồng Kông

1. Tôi cần lưu trữ những loại hồ sơ nào cho công ty Hồng Kông? 

Các hồ sơ bắt buộc gồm: sổ đăng ký cổ đông, biên bản họp, hợp đồng quan trọng, báo cáo tài chính, hồ sơ thuế và các giấy tờ do Cục đăng ký công ty (CR) cấp. 

2. Có bắt buộc phải lưu hồ sơ bản cứng không? 

Hồng Kông chấp nhận cả bản mềm và bản cứng, nhưng doanh nghiệp nên có ít nhất một bản sao lưu an toàn để đối phó với kiểm toán hoặc yêu cầu từ cơ quan chức năng. 

3. Lưu hồ sơ trong bao lâu là đúng quy định? 

Thông thường, doanh nghiệp phải lưu hồ sơ ít nhất 7 năm. Tuy nhiên, một số hồ sơ như sổ đăng ký cổ đông nên lưu trữ vĩnh viễn. 

4. Tôi có thể thuê đơn vị bên ngoài để lưu trữ và quản lý hồ sơ không?

Rất nhiều doanh nghiệp tại Hồng Kông thuê công ty dịch vụ chuyên trách như ExportHelp để đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ đúng chuẩn và an toàn.

Bạn đang vận hành doanh nghiệp tại Hồng Kông và cần đơn vị hỗ trợ kế toán, báo cáo thuế minh bạch, đúng luật? ExportHelp là đối tác chuyên nghiệp và đáng tin cậy mà bạn có thể tin tưởng..

ExportHelp am hiểu sâu sắc hệ thống thuế và chuẩn kế toán của Hồng Kông, đảm bảo giúp bạn tuân thủ đầy đủ, tránh rủi ro và tối ưu chi phí.

• Ghi sổ kế toán định kỳ theo chuẩn Hong Kong GAAP
• Lập và nộp báo cáo tài chính năm (Annual Financial Statement)
• Nộp báo cáo thuế lợi tức (Profit Tax Return) đúng thời hạn
• Chuẩn bị hồ sơ kiểm toán bắt buộc (Audited Report)
• Tư vấn các khoản chi phí hợp lý được khấu trừ thuế
• Hỗ trợ giải trình khi có yêu cầu từ Cục thuế Hồng Kông (IRD)
• Hỗ trợ độc quyền dành cho Doanh nghiệp yên tâm phát triển bền vững

ExportHelp cam kết mang đến giải pháp kế toán – thuế minh bạch, chính xác, giúp doanh nghiệp yên tâm phát triển bền vững tại Hồng Kông.

500

doanh nghiệp được mở

95%

hồ sơ hoàn thành trong 24 - 48 giờ

40

ngân hàng quốc tế được hợp tác