Lưu trữ hồ sơ công ty Singapore: Quy định bắt buộc & cách thực hiện đúng luật

1. Vì sao lưu trữ hồ sơ công ty tại Singapore là vấn đề quan trọng?

Bạn đang vận hành công ty tại Singapore? Đừng xem nhẹ việc lưu trữ hồ sơ – đây là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, khả năng kiểm soát tài chính, cũng như cơ hội phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

Tại Singapore, lưu trữ hồ sơ không chỉ để “cho có” khi ACRA hoặc IRAS yêu cầu. Nó là phần cốt lõi giúp bạn:

• Minh bạch hóa toàn bộ quá trình vận hành doanh nghiệp
• Đầy đủ pháp lý khi cần kiểm tra, gọi vốn, mở rộng đầu tư
• Dễ dàng khai thuế, báo cáo tài chính hoặc chuẩn bị kiểm toán
• Phòng tránh sai sót, mâu thuẫn nội bộ hoặc rủi ro từ cơ quan thuế

Và quan trọng nhất: Bạn có thể bị phạt nếu không lưu trữ đúng cách. Nhiều công ty nhỏ – vừa tại Singapore vẫn đang chủ quan về việc này, dẫn đến thất thoát dữ liệu, khó làm việc với đối tác, hoặc tệ hơn: bị ACRA cảnh báo hoặc đưa vào danh sách không tuân thủ, cụ thể: 

• Mất quyền khấu trừ thuế hoặc bị loại chi phí
• Bị IRAS ấn định doanh thu chịu thuế
• Đối diện mức phạt tới 5.000 SGD hoặc tù giam tới 6 tháng (tái phạm có thể phạt tới 10.000 SGD và 3 năm tù)

ExportHelp đã làm việc trực tiếp với nhiều doanh nghiệp Việt Nam mở công ty tại Singapore. Thực tế cho thấy, những công ty quản lý hồ sơ bài bản, theo quy chuẩn ngay từ đầu thường vận hành ổn định và mở rộng nhanh hơn các đơn vị còn thiếu kinh nghiệm.

Bạn không cần lo lắng phải “gánh” thêm một trách nhiệm phức tạp. Với một quy trình đơn giản – và giải pháp phù hợp, việc lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp có thể được tự động hóa, tiết kiệm thời gian và dễ dàng kiểm soát.

2. Quy định pháp lý về lưu trữ hồ sơ công ty tại Singapore

Việc lưu trữ hồ sơ không chỉ là thói quen tốt – mà là yêu cầu pháp lý rõ ràng. Nếu không lưu đúng loại, đủ thời gian, đúng ngôn ngữ, doanh nghiệp có thể bị phạt từ ACRA hoặc IRAS.

Bạn nên nắm rõ những quy định cơ bản dưới đây.

3. Những loại hồ sơ, tài liệu công ty Singapore bắt buộc phải lưu trữ

Bạn không cần lưu tất cả mọi thứ. Nhưng có những loại hồ sơ bắt buộc phải giữ lại nếu muốn tuân thủ đúng quy định của Singapore.

Việc lưu đầy đủ hồ sơ giúp bạn chủ động khi bị kiểm tra thuế, làm kiểm toán, bổ nhiệm nhân sự, hoặc xin thị thực lao động.

Tùy vào hoạt động kinh doanh, dưới đây là 3 nhóm hồ sơ quan trọng bạn cần lưu trữ tối thiểu 5 năm:

3.1. Lưu hồ sơ công ty Singapore ở đâu?

Theo hướng dẫn của ACRA và IRAS, công ty tại Singapore có thể lưu giữ hồ sơ kinh doanh theo 2 cách:

• Tại địa chỉ đăng ký công ty hoặc một địa điểm khác do Ban giám đốc phê duyệt
• Trên hệ thống lưu trữ đám mây (cloud storage) có bảo mật cao

Hồ sơ lưu trữ phải hợp pháp, chính xác và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra trong thời hạn luật định.

3.2 Những loại hồ sơ công ty Singapore phải lưu giữ

Theo hướng dẫn của IRAS về “Records That Your Company Must Keep”, doanh nghiệp bắt buộc lưu đầy đủ và chính xác các giao dịch kinh doanh.

Hồ sơ kế toán (Accounting Records)

• Sổ cái kế toán, sổ nhật ký, bảng cân đối và các lịch trình: ghi rõ thu nhập, chi phí, tài sản, nợ phải trả, lãi/lỗ
• Báo cáo tài chính và bảng cân đối kế toán từng năm

Chứng từ gốc (Source Documents)

• Hóa đơn bán hàng, hóa đơn thuế (tax invoice)
• Biên lai, phiếu chi, phiếu thu
• Sao kê ngân hàng
• Chứng từ vận chuyển, chứng từ xuất nhập khẩu

Bằng chứng giao dịch khác

• Hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp
• Thỏa thuận cho thuê, hợp đồng dịch vụ
• Hồ sơ mua bán hoặc thanh lý tài sản doanh nghiệp

Lưu ý quan trọng về yêu cầu hồ sơ:

• Doanh nghiệp đăng ký GST phải lưu thêm:
  • Hóa đơn thuế (tax invoice) cho tất cả giao dịch doanh thu
  • Hồ sơ liên quan tới việc thanh lý, tiêu hủy hoặc tặng tài sản kinh doanh
• Doanh nghiệp không đăng ký GST không bắt buộc lưu các hồ sơ này nhưng vẫn phải lưu đầy đủ hồ sơ kế toán và chứng từ gốc

4. Cần lưu trữ giấy tờ, hồ sơ công ty Singapore bản cứng hay bản điện tử?

Một trong những câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đặt ra: Có bắt buộc phải lưu bản cứng (in giấy) không, hay lưu hồ sơ điện tử là đủ?

Câu trả lời ngắn gọn: Bạn có thể lưu hồ sơ ở cả hai hình thức – bản cứng hoặc bản điện tử, miễn là đảm bảo các điều kiện sau:

ExportHelp hiện có giải pháp lưu trữ hồ sơ điện tử thông minh, giúp bạn:

• Tự động phân loại và lưu trữ đúng chuẩn ACRA – IRAS
• Truy xuất tài liệu khi cần chỉ trong 30 giây
• Không lo thất lạc hay lưu sai định dạng

Nếu bạn chưa rõ nên bắt đầu từ đâu, bạn chỉ cần gửi một email – phần còn lại để ExportHelp lo.

5. Khi nào cần xuất trình hồ sơ công ty Singapore?

Thực tế, có rất nhiều tình huống quan trọng bạn bắt buộc phải xuất trình hồ sơ đúng và đủ – nếu không muốn mất cơ hội hoặc gặp rắc rối pháp lý.

Dưới đây là các trường hợp thường gặp nhất mà ExportHelp đã xử lý cho khách hàng:

6. Lời khuyên để lưu trữ hồ sơ công ty Singapore hiệu quả

Việc lưu trữ hồ sơ đúng chuẩn tại Singapore không chỉ giúp bạn tuân thủ luật, tránh rủi ro bị phạt, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản trị tài chính tốt hơn, ra quyết định nhanh hơn.

Dưới đây là các lời khuyên thực tế để lưu trữ hồ sơ công ty đầy đủ pháp lý, phù hợp chiến lược dài hạn.

Ghi chép ngay khi phát sinh giao dịch

• Cập nhật doanh thu, chi phí, hợp đồng, hóa đơn ngay trong ngày
• Tránh để dồn nhiều giao dịch mới ghi vì dễ sai sót và mất chứng từ

Sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử an toàn

• Chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang lưu trữ số hóa để tiết kiệm không gian và dễ tìm kiếm
• Ưu tiên cloud storage có bảo mật cao, có chức năng sao lưu tự động
• Với tài liệu in giấy nhiệt (thermal paper), nên scan hoặc photocopy để tránh chữ bị mờ theo thời gian

Tuân thủ yêu cầu pháp lý về thời hạn lưu trữ

• Ít nhất 5 năm kể từ cuối năm tài chính liên quan
• Với hồ sơ liên quan tới Enterprise Innovation Scheme (cash payout), cần lưu 7 năm
• Nếu công ty giải thể hoặc thanh lý, hồ sơ vẫn phải lưu đủ thời gian luật định

Sắp xếp khoa học để dễ tra cứu

• Phân loại hồ sơ theo nhóm: Doanh thu – Chi phí – Hợp đồng – Tài sản – Nhân sự
• Đặt tên file rõ ràng: gồm ngày tháng, loại tài liệu, số hóa đơn hoặc số hợp đồng
• Lập mục lục hồ sơ hoặc dùng phần mềm quản lý tài liệu để truy xuất nhanh

Thường xuyên kiểm tra và đối chiếu

• Kiểm tra định kỳ để đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác, dễ đọc
• Đối chiếu số liệu giữa hồ sơ lưu trữ và báo cáo tài chính
• Loại bỏ bản trùng lặp hoặc bản nháp, chỉ giữ bản chính xác và hợp lệ

Sử dụng phần mềm kế toán được IRAS công nhận

• Tích hợp xuất báo cáo thuế, lưu hóa đơn điện tử và tạo nhật ký giao dịch tự động
• Giảm rủi ro nhập sai dữ liệu và tiết kiệm thời gian xử lý sổ sách

Lưu ý khi lưu hồ sơ tại văn phòng hoặc kho

• Bảo quản ở nơi khô ráo, tránh ẩm mốc hoặc nhiệt độ cao
• Giới hạn quyền truy cập hồ sơ vật lý và hồ sơ điện tử để tránh thất lạc hoặc lạm dụng

7. Hình phạt cho việc không tuân thủ lưu trữ hồ sơ công ty Singapore đúng chuẩn

Việc lưu trữ hồ sơ không đúng cách không chỉ khiến bạn khó kiểm soát doanh nghiệp, mà còn có thể dẫn đến xử phạt hành chính, truy thu thuế, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự trong những trường hợp nghiêm trọng.

Dưới đây là các hình phạt bạn cần đặc biệt lưu ý:

Giải pháp tuân thủ việc lưu trữ hồ sơ công ty đúng chuẩn

Bạn không cần phải nhớ tất cả điều luật. Nhưng bạn cần lưu đúng loại hồ sơ, đúng thời gian, đúng cách – để tránh mất tiền, mất thời gian và mất cơ hội kinh doanh.

ExportHelp có thể giúp bạn rà soát hồ sơ đang lưu trữ, cảnh báo sớm các rủi ro tiềm ẩn và chuẩn hoá hệ thống lưu trữ doanh nghiệp theo chuẩn Singapore – nhanh gọn, dễ hiểu, đúng pháp lý.

8. Bạn đã sẵn sàng lưu trữ hồ sơ công ty Singapore đúng chuẩn cùng ExportHelp?

Lưu trữ hồ sơ công ty không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp vận hành minh bạch, kiểm soát rủi ro và sẵn sàng đối phó với kiểm tra từ ACRA, IRAS bất cứ lúc nào.

ExportHelp là chuyên gia hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh quốc tế – đặc biệt với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, startup nước ngoài, công ty offshore – giúp bạn đơn giản hóa mọi quy trình vận hành tại Singapore.

ExportHelp hỗ trợ bạn:

• Xác định đúng loại hồ sơ cần lưu trữ – Giúp bạn không bỏ sót bất kỳ loại tài liệu nào bắt buộc theo luật.
• Thiết lập thời gian lưu trữ đúng chuẩn pháp lý – Tránh rủi ro bị phạt do lưu sai thời hạn theo quy định của ACRA/IRAS.
• Số hóa và lưu trữ hồ sơ an toàn, dễ truy xuất – Tiết kiệm không gian và thuận tiện khi cần đối chiếu, kiểm tra.
• Rà soát và tối ưu quy trình lưu trữ hiện tại – Đảm bảo công ty bạn tuân thủ đúng luật và dễ dàng quản lý nội bộ.
• Hãy bắt đầu từ bước đơn giản nhất: rà lại hồ sơ bạn đang có, và liên hệ với ExportHelp nếu cần kiểm tra hoặc hỗ trợ thiết lập hệ thống lưu trữ bài bản.

Bạn cũng có thể xem thêm các bài viết liên quan: 

• Dịch vụ thuế kế toán Singapore trọn gói, chi tiết
• Bổ nhiệm thư ký công ty Singapore đúng chuẩn

9. Những câu hỏi thường gặp về lưu trữ hồ sơ công ty Singapore

1. Công ty cần lưu trữ hồ sơ trong bao lâu?

Thông thường là tối thiểu 5 năm, tính từ năm tài chính kết thúc. Tuy nhiên, tùy loại hồ sơ, thời hạn có thể dài hơn.

2. Hồ sơ giấy có bắt buộc không, hay chỉ cần bản mềm là đủ?

Singapore chấp nhận lưu bản mềm nếu bạn đảm bảo độ chính xác, đầy đủ và dễ truy xuất khi được yêu cầu.

3. Ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc lưu trữ hồ sơ công ty?

Giám đốc công ty và thư ký công ty (Company Secretary) là hai vai trò cần đảm bảo tuân thủ đúng quy định lưu trữ.

4. Nếu không lưu đúng quy định thì bị xử phạt như thế nào?

Có thể bị phạt tiền, bị điều tra, hoặc công ty bị đưa vào diện giám sát đặc biệt. Trong một số trường hợp, còn ảnh hưởng đến khả năng gia hạn giấy phép hoặc visa làm việc.

Bạn đang tìm kiếm giải pháp mở công ty tại Hồng Kông nhanh chóng, minh bạch và tối ưu thuế? ExportHelp chính là đối tác đáng tin cậy mà bạn cần.

ExportHelp – chuyên gia tư vấn quốc tế giàu kinh nghiệm, tự hào đồng hành cùng các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trên hành trình mở rộng ra thị trường toàn cầu:

• Đăng ký thành lập công ty Hồng Kông chỉ trong 3–5 ngày
• Hỗ trợ địa chỉ văn phòng và hộp thư uy tín tại trung tâm Hồng Kông
• Tuyển dụng thư ký công ty chuyên nghiệp, đáng tin cậy
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp (ở Hồng Kông hoặc quốc tế)
• Hướng dẫn kê khai thuế và nộp báo cáo tài chính theo đúng chuẩn
• Tư vấn tuân thủ luật pháp Hồng Kông, tránh rủi ro pháp lý
• Hỗ trợ mở rộng kinh doanh sang Trung Quốc hoặc các thị trường châu Á khác
• Hỗ trợ độc quyền dành cho Doanh nghiệp yên tâm phát triển bền vững

ExportHelp tự hào giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc để phát triển bền vững tại thị trường quốc tế chuyên nghiệp, đúng luật, minh bạch.

500

doanh nghiệp được mở

95%

hồ sơ hoàn thành trong 24 - 48 giờ

40

ngân hàng quốc tế được hợp tác